תרבות עסקית

מיומנויות תקשורת עסקית נחוצות לקריירה מוצלחת בכל תחום: הצלחה בתקשורת הארגונית תלויה במידה רבה במיומנויות של תקשורת יומיומית, אבל יש ספציפיות בתחום המקצועי. תרבות עסקית היא הדרך לתקשר עם עמיתים, בוסים, כפופים, ושותפים, כמו גם כללים מסוימים. חשוב מאוד לבנות תקשורת בהתאם למצב, מטרות ויעדים, כמו גם להיות מסוגל להסתגל במהירות למצבים משתנים.

תרבות תקשורת היא מושג רחב יותר ממערכת דיבור. זה מורכב מרכיבים רבים. בתרבות של תקשורת עסקית, המראה הוא בעל חשיבות רבה: הוא חייב להתאים את תחום הפעילות שלך ואת המצב הספציפי.

עבור עבודה עם לקוחות, יש בדרך כלל אחיד, עבור עבודה במשרד, חליפת עסקים, אנשי מקצוע יצירתיים להתלבש בצורה מסוימת, ומי שתופס עמדות ניהול צריך להדגיש את מעמדם עם בגדים ואביזרים. זה אולי נראה כי המראה אינו קשור ישירות תקשורת עסקית. עם זאת, זה הרושם הראשון שאתה עושה שקובע את היחס של בן שיח כלפיך. אם הרושם הזה שלילי, בתהליך הדיאלוג יש צורך להשקיע הרבה אנרגיה כדי לשקם.

בתקשורת, השפה הלא מילולית חשובה לא פחות. תנוחות, מחוות והתנהגויות הם חשובים מאוד מנקודת המבט של הפסיכולוגיה. נסו להבטיח כי הבעת הפנים היה מאופק למדי. Gesturing הוא מאוד חשוב, אבל זה צריך להיות מתון, ולא אינטנסיבי מדי.

אם אתה מוגדר לשותפות, עדיף לבחור תנוחה פתוחה. אתה יכול לנסות unobtrusively להתאים את המיקום של בן שיחו. כדי לא להיות נתפסת עם תוקפנות, קשר עין צריך לקחת רק כמה שניות. לשבת ליד שולחן המשא ומתן לא ישירות מול בן שיחו, אבל קצת בצד.

מה שאתה אומר ואיך אתה אומר את זה חשוב באותה מידה. חשוב מאוד להחזיק מידע אמין, להיות מסוגל לפעול עם עובדות כראוי לבנות את התוכן של הדיון.

חשוב לבחור מילים, אינטונציה, תנוחות ומחוות עבור מצב מסוים, כי במקרים שונים התנהגויות שונות יהיה מתאים. התרבות של תקשורת עסקית, בהתאם למצב ואת המטרות רדוף, ניתן לחלק למספר סוגים:

• סוג מנטור מרמז על הכנה. אפשרות זו אופיינית לתהליך ההכשרה של המתמחים, לפעילויות חינוכיות ומדעיות, להסבר רגעי עבודה אישיים לכפופים, וכן לעבודה בצוותים עם עמיתים, אם אתה מומחה בתחום שבו הם מבינים גרוע יותר. לעתים קרובות מאוד, תקשורת כזו בנויה בצורה של מונולוג, אבל בתקשורת עסקית מודרנית, דיאלוג נחשב עדיף יותר: אפילו בתהליך הלמידה, נסו לערב את השיח בדיון ולהקשיב לנקודות המבט שלהם.
• סוג מוטיבציה המטרה היא לקבל את האדם המעוניין בפרויקט, לשכנע אותו את הכדאיות של עבודה זו או אחרת, לעזור לעובדים להאמין בעצמם ולהרגיש בטוחים יותר בכל עבודה חדשה או פשוט קשה. להצלחה, נסו להימנע משפטים נפוצים וקלישאות.החשוב מכל הוא להגדיר דוגמה אישית, לספר את הסיפור שלך ולהסביר במילים שלך מה מושך אותך בפרויקט מסוים.
• סוג עימות תרבות תקשורתית מעוררת את בן השיח להתנגד לך, לא מסכים עם נקודת המבט שלך. סוג זה כולל מספר טכניקות המשמשות במקרה של ניגוד עניינים. לרוב, מצב העימות הוא אופייני למשא ומתן, כמו גם לשיפור תשומת הלב בעת עבודה עם קהל סביל, אינרטי.
• סוג מידע נייטרלי ביותר - במסגרת שלה, אתה יכול פשוט להביא את המידע הזה או את זה מאזין. נסו להימנע מערבוב סוג המידע עם אחרים. אם המטרה היא ליידע את בן שיחו, אין צורך לנסות ללמד אותו, להדביק את ההתלהבות שלו או להיכנס לקונפליקט. במקרה זה, יש צורך להציג את המצגת - בשביל זה, לנסות להסתגל לשיח ולהסביר הכל באמצעות דוגמאות ברורות לו.

רוב הסוגיות החשובות הנוגעות לפעילות המקצועית נקבעות בתהליך של תקשורת אישית. עבור אנשים חברותיים ופתוחים שיודעים להציג כראוי כל מידע (באמצעות מחוות, הבעות פנים ואינטונציה), זה יותר פלוס מינוס. בתקשורת העסקית האישית, התוכן של הדיון אינו משחק תפקיד מפתח, העיקר הוא ליצור קשר כראוי המדינה עמדתנו.

תקשורת אישית עשויה לכלול מונולוגים ארוכים למדי או, לעומת זאת, של פחות או יותר ביטויים קצרים. ולמעשה, ובמקרה אחר, חשוב מאוד לא רק להציג את המידע, כאילו כתבת תקציר, אלא כדי להעביר אותו לשותף מסוים, להסתגל אליו. לפני המשא ומתן, רשום את נקודות המפתח שברצונך לדון בהן. אבל אף פעם לא לשנן את הדיבור - יש צורך לשנות את אופי הקריינות, את רצף, את הדוגמאות (בהתאם לתגובה של המאזינים).

באופן דומה, אתה צריך לעבוד עם אינטונציה ומחוות. אם אתה מאבד את תשומת הלב של בן שיחו, לעשות את זה יותר רגשית. אם אתה מרגיש עימות לא רצוי עם בן זוג, נסה להעתיק את תנוחות ומחוות של אדם זה. חשוב מאוד לא לפעול מאופק יתר על המידה, אחרת ההצגה של מידע יהיה משעמם, ואתה תיתן את הרושם של אדם לא בטוח.

במהלך שיחה אישית, לעתים קרובות יש לקבל החלטות קשות באופן ספונטני. אם בתהליך המשא ומתן לא נגעו לנושאים שציפיתם, חשוב מאוד להישאר רגועים. נסו לא להגיב על בעיות עם חרדה מוגזמת, תמיד להגיב בשלווה. אם אתה לא יכול מיד לקבוע איזו החלטה לעשות, אתה תמיד יכול לקחת קצת זמן לחשוב ולשקול את כל היתרונות והחסרונות באווירה נינוחה.

בעיות רבות נפתרות כעת בטלפון. בדרך כלל אלה הן הבהרות קלות של כל מידע או בעיות ארגוניות: לדוגמה, בעת ביצוע שיחת טלפון, עמיתים לעתים קרובות לציין שמות ומספרים מדויקים, לבצע פגישות, לתת או לקבל משימות. שיחות טלפון ארוכות מתרחשות בדרך כלל רק במקרים בהם לא ניתן להיפגש באופן אישי.. במקביל, שיחות וידאו שיש להם פרטים משלהם משמשים יותר ויותר לתקשורת מלאה יותר.

לשיחת טלפון מוצלחת, המשפיעה על רגעי העבודה, עליך לשקול את הניואנסים הבאים:

• אם אתה מתקשר למישהו, חשוב לשאול אם זה נוח לאדם לדבר עכשיו. התקשרות לאחר שעות ברוב החברות אינה מקובלת על כללי התנהגות (אלא אם כן היה הסכם נפרד).
• זכור כי ייתכן שיש הפרעה לחיבור - או רעש חיצוני עלול להפריע לשיחה. במהלך שיחת טלפון חשוב לדבר בצורה ברורה ככל האפשר ולא מהר מדי.
• בנה את הדיבור שלך כך שהוא ספציפי ככל האפשר ונתפס בדיוק כפי שאתה מתכוון. בתהליך של תקשורת אישית, הבעות פנים ומחוות משחקות תפקיד חשוב מאוד - זה מאפשר הבנה טובה יותר של רמזים של בן שיחו, לשון המעטה ומניעים נסתרים. כאשר מדברים בטלפון, נשללה ממך ההזדמנות.
• נסה לדון בבעיות הדרושות בטלפון בקצרה ככל האפשר. במשא ומתן מורכב או בדיונים מעורפלים, שיחת טלפון היא לעתים רחוקות מתאים, ולכן חשוב להציג רק את החשוב ביותר. פרטים הם דנו טוב יותר אדם או באמצעות וידאו.

שיחות וידאו בתרבות הארגונית המודרנית כיום מתחילים לשמש בתדירות גבוהה יותר. ראשית, הם עוזרים לשמור על קשר עם שותפים ממדינות שונות ולנהל משא ומתן ביעילות רבה ככל האפשר. שנית, אנשים רבים עובדים כעת מרחוק מהבית, ושיחות וידאו מקלות על פתרון בעיות.

אם אתה עומד בפני שיחות עסקיות כאלה, חשוב לציין את הדברים הבאים:

• המראה שלך יעשה הבדל גדול. גם אם אתה בבית, מנסה להתלבש בצורה עסקית.
• מצא מקום בבית שבו הרקע יהיה נייטרלי פחות או יותר. אם ברקע יש מטבח, טלוויזיה עובד או משחק ילדים, זה יכול להפריע בעיות עסקיות.
• רבים משתמשים עכשיו באוזניות, אבל כדאי לזכור: הם מאפשרים לך לשמוע טוב יותר את בן השיח, אבל לא מבטיחים שהאדם האחר ישמע אותך היטב אם תדבר דרך הרעש. אם אתה פותר בעיות ארגוניות מהבית, לשאול את המשפחה שלך לשתוק או פשוט לשבת בחדר נפרד.
• לפני המצלמה חשוב במיוחד לשלוט על המחוות שלך ואת הבעות הפנים. לעתים קרובות יש בעיות עם החיבור, התמונה עלולה לטעון לאט, ותשומת הלב עשויה להיות ממוקדת על כל הבעות פנים לא מוצלחים.
• אם אתם דנים בנושאים רציניים הדורשים נוכחות של רשומות או תיעוד לעיניכם, להכין את כל זה מראש (לפני התקשרות) ולשלוח את החומרים הדרושים לבן שיח שלך.

נושאים רבים בארגונים נפתרים עכשיו על ידי התכתבות. אחד היתרונות של תקשורת עסקית כזו הוא מידע מובנה. אם בתהליך של תקשורת חיה אתה לא יכול לשים לב לנקודות מסוימות שחשובות לשוחח (או פשוט לשכוח את המידע הדרוש), בצורה רשמה אתה יכול לקחת בחשבון את כל הניואנסים.

אם אתה מתקשר עם עמיתים וכותבים הרבה, חשוב מאוד להיות מסוגל לכתוב נכון. עורכי טקסט לא תמיד לתקן שגיאות דקדוק כראוי, אז אתה לא צריך להסתמך רק עליהם - אם אתה לא בטוח במילה, לבדוק את אוצר המילים שלך. היזהר משליחת הודעות טקסט מטלפונים וטאבלטים - עם תכונת הקלט האוטומטי, המילים שלך עשויות להיות מוחלפות על ידי אחרים, והמסר יהיה פשוט חסר משמעות.

רבים רואים התכתבות עסקית להיות משימה פשוטה יותר מאשר בשיחות לחיות - אכן, יש תמיד זמן לחשוב על המסר, ובתהליך של דיאלוג אמיתי יש להגיב באופן ספונטני. עם זאת, החיסרון הוא שאתה לא מקבל תגובה ספונטנית של בן שיחו, וזה היבט פסיכולוגי חשוב.

לקבלת מידע נוסף על התרבות העסקית, ראה להלן.